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非常详细的会议纪要撰写要求

  • 时间:2019-04-26 16:19 编辑:剑雨 来源:原创 阅读:207
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摘要:纪要是记载和传达会议基本情况、主要精神和议定事项等内容的规定性公文,在撰写、报批、印发纪要过程中要注重规范纪要的内容和格式,维护好公文的严肃性和权威性,不断提高纪要的质量和时效性。 一、纪要内容纪要是在会议记录的基础上,对

纪要是记载和传达会议基本情况、主要精神和议定事项等内容的规定性公文,在撰写、报批、印发纪要过程中要注重规范纪要的内容和格式,维护好公文的严肃性和权威性,不断提高纪要的质量和时效性。

一、纪要内容

纪要是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理形成的具有纪实性和指导性的文件,因此在撰写过程中要注意:

(一)突出会议重点。纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言等进行综合分析和概括提炼基础上形成的,具有整理和提要的基本特点。在撰写纪要时,要围绕会议主旨及主要成果来高度整理、提炼和概括,对一般性说明解释或总结肯定工作的内容不作过多陈述,重点应放在介绍会议的成果,而不是叙述会议的过程,切忌把纪要写成记录。       

(二)注重真实性。要真实地反映会议内容,采用会议讨论意见时,会议对具体问题的讨论必然意见纷繁,想法多种多样,不能把这些意见都纳入会议纪要之中,不可有言必录。要保留其理论性、说服力,一般性意见要进行理论概括和选择。要根据会议的中心目的,忠实于会议的实际内容,而不能随主观意图增减或更改会议的内容,必须做到真实准确地表达会议内容。

(三)注重条理性。召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的方法,即把会议的主要内容、讨论的意见分类、分层进行整理、分析、阐述,可以加标题、列条目,做到表述准确、逻辑清晰、结构严谨、文字精炼。

(四)注意称谓性。纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,应采用第三人称写法。常以“会议”作为表述主体,常用“会议认为”“会议指出”“会议强调”“会议要求”“会议决定”等特殊称谓表现。

二、纪要格式

纪要一般由首部、正文和尾部三部分组成。

(一)纪要首部

这部分主要是标题、成文时间等内容。纪要的标题:通常由会议名称和文种构成,即由“XXXXX纪要”组成,居中排布,采用2号方正小标宋简体,避免出现“XXXXX会会议纪要”标题。成文时间:纪要签发时间。

(二)纪要正文

纪要正文的结构由开头(前言)、主体和结尾三部分组成。

1.开头,主要交代会议的时间、地点、主持人、名称、主要议程等,文字须十分简练,不宜面面俱到。

2.主体,是会议纪要的核心内容,主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议,准确地概述清楚。

(1)主体部分的第一部分。召开大中型会议或重要会议时,为总结工作取得的成绩,指出当前存在的问题,分析面临的形势,明确会议的指导思想,强调会议的总体要求等,应采用会议认为、会议指出、会议强调、会议要求等分段写,这部分内容站位要高,避免出现“XXX领导认为、指出、强调”等。召开小型会议或议题较少的会议,可以简写或略写此部分。

(2)主体部分的第二部分。一般用3号方正黑体简体,另起一行左空二字,常用“会议研究决定:” 承上启下,接会议研究决定的具体事项。

(3)主体部分的第三部分。记录会议研究决定的具体事项。对会议研究讨论决定的意见要分类、分层、分序表述,做到一事一段,清楚明了。不宜出现组织机构职责、附件、表格、领导讲话等内容,确有需要的另行发文。

召开大中型会议或议题较多的会议,一般采取加标题、列条目的分项叙述方法,即把会议的主要内容分成几个大的板块,然后加上一、二、三、四级标题或小标题,分项来写,将相同内容放在同一部分,做到逻辑清晰、表述准确。不便归并同类项的可放在最后一部分,可用有关其它工作或有关要求等标题进行概括表述。

召开小型会议或议题较少的会议,一般采取集中概述方法,即把会议研究决定事件分条按一、二、三进行罗列阐述,做到表述准确、文字精炼。

3.结尾,属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分,主体内容写完,正文即告结束。 一般把这部分放在前言的后面,也就是作为主体的第一部分。

(三)纪要尾部

尾部主要交待参加人员。标注出席人员名单,一般用3号方正黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”、“列席”或“记录”外,编排方法同出席人员名单。

三、纪要时效

会议纪要具有较强的时效性。很多重要工作都要在会议结束后马上落实,因此会议纪要的撰写、报批、印发一定要迅速。一般会议应在三至五个工作日内印发纪要,重要紧急会议应当天印发或隔天印发。

 

附件:1.XXX会纪要(适用于大中型会议)

2.XXX会纪要(适用于小型会议)


附件1

 

XXX会纪要(适用于大中型会议)

 

XXX年XXX月XXX日,XXX领导在XXX地点主持召开了XXX会议。会议学习宣贯了XXX制度,听取了XXX、XXX单位关于XXXX、XXX的汇报,审议通过了XXX计划及重点工作,并就相关工作进行了研究部署。

会议认为,……

会议指出,……

会议强调,……

会议要求,……

(说明:为总结工作取得的成绩,指出当前存在的问题,分析面临的形势,明确会议的指导思想,强调会议的总体要求等,采用会议认为、会议指出、会议强调、会议要求等分段写,对受文单位提出总体希望和要求。)

会议研究决定:(采用3号方正黑体简体)

一、XXXXXX(采用3号方正黑体简体)

(一)XXXXXX(采用3号方正楷体简体)

1.XXXXXX。(采用3号方正仿宋简体)

(1)XXXXXX。(采用3号方正仿宋简体)

……

2.XXXXXX。

……

(二)XXXXXX

二、XXXXXX

……

(说明:召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取加标题、列条目的分项叙述方法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后加上一、二、三、四级标题,分项来写,将相同内容放在同一部分,做到逻辑清晰、表述准确。不便归并同类项的可放在最后一部分,以有关其它工作或有关要求等标题进行概括表述。)

 

出席:XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX

XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX

……

(一般用3号方正黑体简体,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号方正仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。)
附件2

 

XXX会纪要(适用于小型会议)

 

XXX年XXX月XXX日,XXX领导在XXX地点主持召开了XXXX会议,听取了XXXX的汇报,并对下步工作进行了安排部署。

会议研究决定:(采用3号方正黑体简体)

一、XXXXXX。(采用3号方正仿宋简体)

二、XXXXXX。(采用3号方正仿宋简体)

……

(说明:分条记录会议决定事项。)

 

出席:XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX

XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX

……

(一般用3号方正黑体简体,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号方正仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。)


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